Sitzungen verlaufen oftmals deshalb harzig, weil zu schnell über einzelne Lösungen gesprochen wird.

Verschiedene Gruppenmitglieder halten an Ihren Lösungsideen fest - es kommt zu endlosen Verteidigungen der eigenen Ansichten und Positionen.

Ein Moderator wird den Lösungsprozess in verschiedene Schritte strukturieren, so dass sowohl alle Meinungen zur Geltung kommen, die Zeit eingehalten werden kann und die Gruppe zum Ziel kommt.

Bei der Sitzungsvorbereitung werden lediglich die Themen (Traktanden) überlegt, nicht jedoch eine sinnvolle Form der Bearbeitung (der Sitzungsleiter sagt dann meist: "Diskussion").

Zu den einzelnen Themen werden Fragen formuliert, die von der Gruppe beantwortet werden müssen. Dabei werden zuerst die relevanten Faktoren gesammelt, bevor es zum Finden von Lösungen kommt.

Bei der Diskussion kommen dann vor allem die "Viel-Redner" bzw. "Laut- Redner" zu Wort, oder die Entscheidungen werden von (heimlichen) Cliquen-Sprechern forciert.

Visualisierung und schriftliche Diskussion, damit auch Minderheiten zu Wort kommen (die für die Umsetzung entscheidend sein können).

Anschliessend gibt es ein Protokoll, das einen daran zweifeln lässt, ob man bei diesem Meeting tatsächlich dabei war.

Zum Abschluss werden die Beschlüsse für alle sichtbar festgehalten und deren Realisierbarkeit und der Zustimmungsgrad gecheckt.